Phenquestions
At arrangere holdmøder er en hård opgave, især når arrangøren finder ud af, at der ikke er god tid, når alle kan mødes. Problemet kan dog minimeres til en vis grad via Outlook nyligt rullet ud funktion kaldet Foreslå ny tid. Brugere, der kører desktopversioner af Microsoft Outlook, kender muligvis denne funktion. Det er en funktion, der lader deltagere kontrollere, om alle, inklusive dem selv, er gratis, så et møde kan arrangeres let og uden meget besvær af arrangøren.
Alt, hvad deltagerne skal gøre, er at afvise høfligt det foreslåede tidspunkt for mødet og foreslå et andet passende tidspunkt for mødearrangøren at overveje. Arrangøren kan derefter acceptere det bedste nye tidsforslag og hurtigt omlægge mødet.
Sådan fungerer funktionen Ny tid i Outlook
For det første sender en mødearrangør en anmodning til alle deltagere. Efter modtagelse af mødeindkaldelsen kan deltagere finde forskellige muligheder (foreløbig, afvis og foreslå ny tid) anført sammen med den sædvanlige 'Accept' -knap under afsnittet 'Mail'.
Hvis der er konflikt over det foreslåede tidspunkt for mødet. En deltager kan blot klikke på knappen Propose New Time på enten invitationen eller på selve kalenderbegivenheden.
Når han er færdig, finder han tre valg vist:
- Accepter og foreslå ny tid
- Præventivt og foreslå ny tid
- Afvis og foreslå ny tid.
Når du har valgt en af de tre forslag til indstillinger for ny tid, åbnes en strømlinet visning af planlægningsassistenten.
Der kan du udfylde relevante detaljer og trykke på knappen 'OK'. Handlingen viser øjeblikkeligt en ny e-mail-besked, der automatisk adresseres til arrangøren med det nye tidsforslag. Du får også mulighederne for at tilføje modtagere ud over arrangøren.
Når en mødearrangør modtager en e-mail fra en deltager, der foreslår et nyt tidspunkt, vises der en underretning i invitationen, der angiver, at der er foreslået et nyt tidspunkt til mødemeddelelse sendt tidligere.
Hvis arrangøren er modtagelig for foreslåede ændringer, redigerer han begivenheden. Planlægningsassistenten der lader ham se den aktuelle mødetid sammen med alle nye tidsforslag, han modtager fra alle deltagere.
Dette forenkler for ham opgaven med at finde, sammenligne muligheder og vælge den, der fungerer bedst for alle.
Når en ny timing er valgt til mødet, kan en arrangør sende en opdateret invitation til alle deltagere.
Kilde.
